2 tygodni temu
Korzystasz ze zwykłej skrzynki mailowej wspólnie z kilkoma osobami? Skrzynka współdzielona to bezpieczniejsza, ale i tańsza alternatywa dla Twojej firmy. Dowiedz się, czym jest shared mailbox i poznaj zalety tego rozwiązania w pracy z zespołem!
Czym jest skrzynka współdzielona shared mailbox?
Twoja firma na pewno korzysta z adresów e-mail takich jak np.
[email protected], [email protected], [email protected]. Do takich skrzynek zwykle dostęp ma kilku członków zespołu. Shared mailbox pozwala sprawnie i bezpiecznie obsługiwać pocztę z takich skrzynek wielu osobom naraz. Użytkownicy mogą dzięki niej wysyłać, odbierać i zarządzać wiadomościami z tego samego adresu, w tym samym czasie.
Być może teraz zapytasz: „ale czym to się różni od zwykłej skrzynki pocztowej, do której hasło mają wszyscy pracownicy?”. Shared mailbox ma zdecydowaną przewagę nad klasycznym e-mailem, który firmy używają jako “grupowy”.
Jakie są ryzyka przy korzystaniu ze zwykłej skrzynki?
Zastanawiałeś/aś się nad bezpieczeństwem rozwiązania, z którego korzystasz? Warto się temu przyjrzeć. Zwykła skrzynka pocztowa jest konfigurowana dzięki tego samego loginu i hasła w kliencie pocztowym u każdego z użytkowników. Powoduje to nie tylko problemy z zachowaniem bezpieczeństwa, ale też bardzo utrudnia prawidłowe zarządzanie skrzynką.
Co, jeżeli jeden z użytkowników zapomni hasła i trzeba będzie je zmienić? Co w przypadku odejścia jednego z członków zespołu? Czy administrator będzie pamiętał o zmianie i dystrybucji hasła przy każdej takiej sytuacji? Jak w takim przypadku chronić skrzynkę, gdzie ryzyko włamania jest większe razy ilość pracowników? To tylko kilka z pytań z tych, które nasuwają się przy takim rozwiązaniu… Na szczęście istnieje prosty sposób na zachowanie bezpieczeństwa i zapewnienie wygody przy obsłudze skrzynki współdzielonej
Zalety shared mailbox w Microsoft 365
Bezpieczeństwo poczty
Korzystając z shared mailboxa otrzymujesz dostęp do skrzynki współdzielonej na podstawie uprawnień nadanych przez administratora. Oznacza to w praktyce, iż dostajesz się do skrzynki dzięki swoich indywidualnych poświadczeń imiennych. Profit? Nie musisz pamiętać o zmianie hasła za każdym razem, gdy któryś z pracowników je zapomni lub odejdzie z firmy, aby zapewnić minimalny poziom bezpieczeństwa. Warto dodać, iż posiadanie bezpiecznych skrzynek to profit nie tylko dla firm które z nich korzystają. To przede wszystkim istotny argument dla ich Klientów, którzy nie chcą wchodzić we współpracę z organizacjami, które narażają na utratę ich dane.
Ale to nie wszystko! Dzięki logowaniu danymi kont imiennych, użytkownicy stosując u siebie uwierzytelnianie wieloskładnikowe MFA, jeszcze bardziej podnoszą bezpieczeństwo skrzynek współdzielonych i znajdujących się na nich danych.
Automatyzacja poczty
Zapomnij o logowaniu się do skrzynki w osobnej przeglądarce, lub o konieczności przeprowadzania dodatkowej konfiguracji. jeżeli administrator nadał Ci odpowiednie uprawnienia, shared mailbox automatycznie podepnie się do Twojego konta. Dodatkowa skrzynka sama pojawi się w Twoim Outlooku, a Ty nie będzie musiał się do niej oddzielnie logować. Czy można prościej?
Organizacja skrzynki pocztowej
Czy zdarzyło się, iż Twoi Klienci otrzymali ten sam e-mail od dwóch różnych pracowników? A może Twój zespół ma wątpliwości, kto ma odpowiadać, na który e-mail?
Korzystając z shared mailboxa unikniesz niezręcznych sytuacji podczas obsługi Klientów i ułatwisz pracę swojego zespołu. W skrzynce współdzielonej od Microsoft możesz w prosty sposób organizować maile, dzięki dodaniu do nich kategorii. Do kategorii możesz przypisać nazwy i kolory, aby ułatwić zarządzanie wiadomościami, zgodnie ze swoim stylem pracy. W ten sposób nie tylko wpłyniesz na poprawę komunikacji wewnątrz zespołu, ale podwyższysz standardy obsługi Klientów.
Kontrola e-maili w firmie
Dodatkowym atutem shared mailbox dla firm jest możliwość sprawdzenia, kto wysłał konkretną wiadomość. W przypadku standardowej skrzynki jest to niemożliwe –
Ci którzy ją obsługują są traktowani jak jeden użytkownik. Shared mailbox pozwala na kontrolę nad wiadomościami – wszystkie informacje są zapisywane w logach administratora. jeżeli z Twojej firmowej skrzynki wyjdzie wiadomość, która nigdy nie powinna zostać wysłana, bez problemu znajdziesz sprawcę.
Darmowe założenie skrzynki mailowej
Założenie udostępnionej skrzynki w Microsoft jest całkowicie darmowe!
Posiadając już skrzynki Exchange – nie potrzebujesz kupować żadnych dodatkowych licencji, ani ponosić kolejnych kosztów. Bez haczyków!
Skrzynka współdzielona od Microsoft – dodatkowe korzyści
Shared mailbox posiada wszystkie funkcjonalności standardowej skrzynki Exchange. Może służyć do udostępniania wspólnego kalendarza, ułatwiając wielu użytkownikom planowanie spotkań, wydarzeń, czy wgląd w urlopy. Z poziomu swojego Outlooka utworzysz też wygodnie zadania, o których przypomni Ci aplikacja To Do.
Bezpieczeństwo, wygoda i profesjonalizm – dostajesz to wszystko w jednym pakiecie,
całkowicie za darmo.
Wykorzystaj udostępnioną skrzynkę pocztową w swojej firmie!
Shared mailbox to świetne narzędzie, które pomoże Ci usprawnić obsługę wiadomości i zwiększyć bezpieczeństwo. Dzięki niemu Twoja firma będzie działać o wiele wydajniej, a przy tym ograniczysz ryzyko, iż na Twoją skrzynkę dostanie się ktoś niepowołany.
