Czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek wyjść do sklepu po mleko lub jajka i wrócić z pełną siatką zakupów, w której nie było produktu po który poszedłeś? Albo czy miałeś kiedykolwiek coś do zrobienia na kolejny dzień i przypomniałeś sobie o tym, gdy było za późno? Też tak miałem i to nie jeden raz, więc nie ma się czym martwić.
Takie sytuacje spowodowane są przede wszystkim złą organizacją dnia, a także zbyt dużą ilością informacji docierających do nas ze świata zewnętrznego, między innymi z portali informacyjnych, social mediów, telewizji, radia, itp. Zdarza się, iż rzeczy istotne potrafią nam umknąć, w czasie kiedy zajmujemy się rzeczami mniej ważnymi.
Tematem produktywności oraz organizacji czasu interesuję się od 2013 roku, dlatego pomyślałem, iż zacznę dzielić się tym co do tej pory poznałem i sprawdziłem. W ten oto sposób co jakiś czas będą pojawiały się wpisy związane z produktywnością oraz organizacją dnia. Ten wpis wprowadzi Cię do tematu, tak byś mógł zacząć zmieniać swoje codzienne nawyki.
Czym jest produktywność?
Produktywność z definicji to osiągnięte efekty do ilość wykonanej pracy w określonym czasie. W tym wszystkim chodzi o to, aby wykonywana przez nas praca nie była przeciągana w nieskończoność, a także by wykonywać zadania, które w danej chwili są dla nas najważniejsze. Dla przykładu, by napisanie tego wpisu nie trwało więcej niż powinno.
Jednym z problemów w skupieniu się na pracy jest robienie kilku czynności na raz, np. rozpoczęcie pisania wpisu oraz siedzenie nad kodem do jakiegoś projektu w tym samym czasie. W efekcie dzień minie, a my nic nie będziemy mieli zrobione i będziemy sfrustrowani tym, iż nic nie udało się zrobić. Dlatego warto skupić się na tym co najważniejsze w danej chwili i doprowadzić to do końca, by z determinacją rozpocząć coś nowego.
Kolejnym z powodów są przychodzące co chwile powiadomienia na telefonie, tablecie, zegarku i laptopie. Zdarza się, iż jedno powiadomienie zostaje zakomunikowane na każdym z wymienionych urządzeń, co może spowodować rozproszenie i zdenerwowanie. Już kiedyś pisałem o mojej organizacji powiadomień na telefonie – Powiadomienia – mobilne centrum dowodzenia.
Getting Things Done
GTD to jedna z najpopularniejszych metod, zarządzania zadaniami, której autorem jest David Allen. Jej nazwa tłumaczona dosłownie to doprowadzeniu pracy do końca. Głównym celem tej metody jest zwolnienie z konieczności pamiętania wszystkich rzeczy jakie są do zrobienia. Pozwala na osiągnięcie wysokiej produktywności w pracy oraz w życiu prywatnym.
Zarządzanie składa się z dwóch kluczowych elementów: kontroli i perspektywy. Kontrolę zapewnia omówiony poniżej proces działania, zaś za perspektywę odpowiada spojrzenie na bieżące zadania względem sześciu poziomów:
- Bieżące zadania
- Bieżące projekty
- Obszary odpowiedzialności
- Cele roczne
- Wizja na 5 lat
- Całe życie
Teraz skupimy się na omówieniu procesu działania metody. Składa się ona z pięciu głównych punktów.
Kolekcjonowanie
Polega na zbieraniu wszystkich zadań do realizacji w jednym miejscu. Dzięki temu zwalniamy mózg z obowiązku pamiętania o wszystkich istotnych rzeczach, przenosząc zadania z głowy w konkretne miejsce.
Analiza
Kolejnym krokiem w procesie zarządzania jest przejrzenie wszystkich dodanych zadań od początku i podjęcie decyzji czy wymagają od nas jakiegoś działania. o ile zadanie w tej chwili nie wymaga podjęcia działania, zostaje przeniesione do jednej z list:
- Kiedyś/Może – to sprawy, do realizacji w nieokreślonym terminie;
- Archiwum – są to sprawy nie wymagające działania, ale zawierające informacje, które mogą być wykorzystane w przyszłości;
- Kosz – miejsce na zadania, które ani teraz, ani w przyszłości nie będą wymagały podjęcia działania.
W przypadku kiedy zadanie wymaga działania, ale możemy je zrobić w krótkim czasie, realizujemy je od razu. Kiedy jednak wymaga poświęcenia zdecydowanie więcej czasu, wtedy należy przystąpić do kolejnego etapu – porządkowania.
Porządkowanie
Porządkowaniu podlegają zadania, które wymagają poświęcenia więcej czasu niż kilka minut. Zadania grupujemy według scenariusza rozpisanego przez autora metody:
- projekty – to osobne listy zadań związanych z danym tematem, zwykle zawierających wiele zadań do wykonania w celu realizacji określonego celu;
- najbliższe działania – to zadania, które musza zostać wykonane jak najszybciej;
- oczekiwane – zadania, które oczekują na reakcje od innych osób;
- kalendarz – tu trafiają zadania, które muszą zostać wykonane do określonego dnia.
Przegląd
David Allen zaleca cotygodniowy przegląd listy wszystkich zadań w celu aktualizacji informacji oraz wybrania zadań do wykonania.
Realizacja
Według autora metody GTD realizacja składa się z trzech rzeczy:
- wykonania zaplanowanych zadań;
- wykonania zadań, które pojawiły się niespodziewanie;
- Zaplanowanie nowej pracy.
Ważna w tej metodzie jest równowaga pomiędzy pracą zaplanowaną, a pracą która pojawiła się niespodziewanie.
Cyfrowe zarządzanie zadaniami
Gromadzić oraz zarządzać zadaniami można zarówno na kartce papieru, jak również dzięki aplikacji. Dla mnie lepszym rozwiązaniem jest aplikacja dostępna na wszystkich urządzeniach z jakich korzystam. Dzięki takiemu rozwiązaniu mam pod ręką listę wszystkich zadań. W każdej chwili mogę dodać nowe zadanie niezależnie od tego gdzie w tej chwili się znajduję.
Temat produktywności oraz zarządzania czasem jest bardzo popularny ostatnimi laty. Spowodowało to pojawienie się wielu aplikacji, które pomagają w stosowania wyżej opisanej metody. Od kiedy zacząłem interesować się tym tematem, korzystałem z wielu dostępnych opcji. Dlatego chciałbym Ci ułatwić rozpoczęcie przygody z organizacją swojego życia, poprzez polecenie jednej z wielu aplikacji z którymi miałem styczność.
Moim zdaniem najlepszą aplikacją na początek jak również na dłużej jest todoist.com. Aplikacja ta pozwala w wersji darmowej na swobodne dodawanie zadań, grupowanie ich w projektach i wiele więcej. Największą zaletą tej aplikacji jest możliwość korzystania z niej bez względu na posiadane urządzenie, ponieważ aplikację możemy uruchomić na Androidzie, iOSie oraz w przeglądarce internetowej.
Wskazówki
Chciałbym również podzielić się drobnymi wskazówkami. Przede wszystkim nie ma nic gorszego jak zaplanowanie na dany dzień masy zadań do zrealizowania. W ten sposób sam narażacie się na frustrację wynikającą z nie wykonania wszystkich zadań. To spowoduje, iż zniechęcisz się już na samym początku do takiego sposobu pracy, dlatego uważam, iż na początek dobrze jest planować minimalną liczbę zadań. Sam w tej chwili planuje sobie po jednym zadaniu na dzień, wynika to z ograniczenia czasowego jakie posiadam na realizację własnych przedsięwzięć.
Kolejnym ważnym aspektem jest poznanie możliwości i skrótów klawiszowych aplikacji. Wiele z nich udostępnia możliwość dodawania zadań dzięki specjalnego okna z każdego miejsca w systemie. Dzięki temu dodawanie zadań staje się przyjemne i zarazem proste. Choć na początku może wydawać się dziwne, wprowadzanie prostych zadań do listy, jednak z czasem zobaczysz, iż ma to bardzo duży sens i pozwala Ci oczyścić umysł z rzeczy do zrobienia i skupić się na adekwatnej pracy.
Ostatnią wskazówką jaką mam dziś dla Ciebie to przede wszystkim pamiętanie o tym by każdego dnia znajdować chwilę dla siebie i bliskich. W końcu nie samą pracą żyje człowiek. A o bliskich również warto pamiętać i dbać, ponieważ często dzięki nim mamy siłę do dalszego działania, zwłaszcza kiedy ich słowa i czyny popychają nas do przodu.
Podsumowanie
Efektywność w pracy jest bardzo istotą rzeczą, zwłaszcza w obecnych czasach, kiedy mamy bardzo dużo rzeczy do zrobienia i za mało czasu w ich realizację. Dlatego aplikacje służące do zarządzania zadaniami są w tej chwili takie popularne, a razem z nimi metoda Getting Things Done.
Jeżeli dopiero zaczynasz przygodę z planowaniem swojego czasu, zachęcam Cie do wyrobienia sobie nawyku zapisywania wszystkiego co istotne w aplikacji lub na kartce papieru. Następnie planowania kolejnych dni. Początkowo może wydawać Ci się to trudne i możesz czuć frustrację, jednak z czasem zobaczysz efekty i będziesz z nich zadowolony.
W kolejnym wpisie tego cyklu przedstawię mój obecny sposób planowania tygodnia, miesiąca oraz konkretnego dnia.
Jeżeli jesteś zainteresowany materiałami jakie pojawiają się na moim blogu zachęcam Cie do polubienia mojego fanpage, Twittera oraz Instagrama, tak by nic nie umknęło Twojej uwadze.
