Miesiąc z Canon i-SENSYS MF657Cdw – co urządzenie wielofunkcyjne oferuje małemu biuru w 2023 roku

Canon ma w swojej ofercie serię urządzeń i-SENSYS dla małych i średnich biur oraz wymagających użytkowników domowych. Sprawdziłem, jakich rozwiązań można oczekiwać po takim sprzęcie, przez miesiąc testując model Canon i-SENSYS MF657Cdw.

Canon i-SENSYS MF657Cdw to urządzenie wielofunkcyjne adresowane do małych i średnich firm, a także wymagających użytkowników domowych. Sprzęt drukuje, kopiuje, faksuje i skanuje wzorem wielu innych drukarek wielofunkcyjnych, ale to jej nowoczesne funkcje biurowe wydały mi się najciekawsze i właśnie na nich chciałbym się skupić. Mówimy bowiem o sprzęcie mającym sprostać potrzebom małego biznesu działającego w 2023 roku.

Rozdzieliłem więc test na kilka fundamentalnych elementów istotnych dla nowoczesnej firmy:

BEZPIECZEŃSTWO. Mysz się nie prześlizgnie, jeżeli wykorzystasz dostępne ustawienia.

Bezpieczeństwo firmowych dokumentów oraz cyfrowych skanów może mieć fundamentalne znaczenie. Zwłaszcza, jeżeli pracujemy na poufnych bądź wrażliwych danych. Dlatego Canon i-SENSYS MF657Cdw posiada wiele mechanizmów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo całej organizacji oraz poszczególnych jej działów.

Po pierwsze, w centrum drukarki wielofunkcyjnej znajduje się panel administratora i wyłącznie administrator może dodać drukarkę do sieci, zmieniać ustawienia systemowe, dodawać aplikacje chmurowe czy zatwierdzać skrzynki mailowe, na które trafiają przesłane cyfrowe kopie. Konto administratora jest zabezpieczone loginem i hasłem, a dostęp do zaawansowanych ustawień – jak przyznanie drukarce firmowego e-maila – wymaga zmiany hasła z domyślnego na unikalne, a także dodatkowego stopnia zabezpieczenia w postaci kodu PIN.

Po drugie, Canon i-SENSYS MF657Cdw ma opcjonalne rozwiązanie w postaci trybu bezpiecznego druku. jeżeli się na nie zdecydujemy, wyłącznie użytkownicy z pozwoleniem ustanowionym przez administratora mogą drukować dokumenty. Zlecenia druku są przechowywane w pamięci urządzenia, dzięki czemu administrator może podejmować decyzje 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Również zdalnie, przy pomocy telefonu.

Po trzecie, urządzenie pozwala tworzyć działy zrzeszające pracowników o zróżnicowanym stopniu dostępu do urządzenia, a więc i samych danych. Przykładowo, dział A może drukować wszystko bez limitu, z pełnym dostępem do dysku sieciowego, ale dział B może już tylko wykonywać kopie oraz odbierać pliki ze służbowych skrzynek. Możliwości konfiguracji dostępu dla grup i użytkowników jest masa. Obejmuje to choćby rotację plików w chmurze oraz pracę grupową z poziomu dedykowanej aplikacji.

Jeśli organizacja przykłada szczególną uwagę do bezpieczeństwa i pracuje na niezwykle wrażliwych danych, tak naprawdę każde, absolutnie każde działanie na Canon i-SENSYS MF657Cdw może wymagać zgody uprawnionej osoby bądź działu, której nie da się obejść w żaden inny sposób. Co najlepsze, taka zgoda może być wydawana zdalnie, z drugiego krańca Polski albo świata, przy wykorzystaniu dedykowanej aplikacji mobilnej, wspierającej zaawansowany panel administratora.

Oczywiście do tego dochodzą klasyczne zabezpieczenia sieciowe drukarki korporacyjnej, utrudniające włam do urządzenia stronom trzecim.

KONTROLA. Dzięki rozległemu rejestrowi nic na Canon i-SENSYS MF657Cdw nie ujdzie naszej uwadze.

Każda operacja z wykorzystaniem Canon i-SENSYS MF657Cdw jest odnotowywana w specjalnym rejestrze. Dzięki niemu wiemy wszystko: kto drukował dokument, o jakiej nazwie, na jakim papierze, w jakim czasie i w jakim formacie oraz standardzie. Do rejestru trafiają zadania kopiowania, drukowania, wysyłania plików, ich odbierania, przekazywania dalej, a także błędy i niedokończone operacje. Jest tutaj absolutnie wszystko.

Taki rejestr pozwala nie tylko rozwiązywać ewentualne nieporozumienia, ale stanowi dobrą metrykę funkcjonowania organizacji w dłuższym czasie. Wbudowane liczniki monitorują każdą wykonaną kopię, każdy skan i każdy wydruk, dzięki czemu bez problemu oszacujemy realne wykorzystanie urządzenia przez konkretne działy czy osoby.

ORGANIZACJA – drukarkę wielofunkcyjną dopasujesz do struktury nowoczesnej firmy.

Współczesne organizacje potrafią diametralnie różnić się w obszarze dostępu do danych i możliwości, w zależności od działu czy stanowiska. Marketing, sprzedaż, produkt, PR, HR, księgowość – są to obszary o odmiennym stopniu kompetencji, co powinno mieć odzwierciedlenie również w sposobie korzystania z Canon i-SENSYS MF657Cdw.

Oprogramowanie Canona pozwala na tworzenie działów o różnych stopniach dostępu do funkcji urządzenia. Tutaj istotne jest, iż te możliwości nie dotyczą wyłącznie druku, skanowania oraz kopiowania dokumentów. Obejmują także nowoczesne rozwiązania na miarę 2023 roku. Przykładowo, dany dział może mieć dostęp do poufnych danych na sieciowym dysku działu produktu, kiedy inny nie ma choćby dostępu do zdalnej aplikacji na telefony. Jedna grupa pracowników może korzystać ze wszystkich możliwości urządzenia, podczas gdy innej może być nałożony limit drukowanych stron, do tego tylko w czerni i bieli.

OSZCZĘDNOŚĆ – raporty wykorzystania oraz limity pozwalają trzymać koszty w ryzach.

Poza wcześniej wspomnianym raportem wykorzystania urządzenia, Canon i-SENSYS MF657Cdw oferuje systemowe limity oraz ograniczenia zużycia. W ten sposób właściciel organizacji, szef działu czy pracodawca może się dodatkowo zabezpieczyć przed nieuwzględnionymi wydatkami na papier czy tonery.

Canon oferuje różne formy limitów i ograniczeń. Możemy przykładowo wskazać w jakich godzinach urządzenie może działać, a w jakich będzie niedostępne. Każdy dział podlega wytycznym dotyczącym maksymalnej liczby wydruku, jego jakości, koloru czy choćby jedno- oraz dwustronności drukowanych dokumentów. W ten sposób można uniknąć nadmiernej eksploatacji, jak drukowanie mało istotnych materiałów w kolorze i z najwyższą możliwą jakością.

APLIKACJA ZDALNA – program na telefon daje kontrolę totalną.

Smartfon wibruje w kieszeni. Powiadomienie sugeruje, iż członek organizacji chce uzyskać pozwolenie na druk ponad 300 stron. Dotyk i gotowe – pozwolenie przyznane. Kilka godzin później zdaję sobie sprawę, iż zapomniałem wyłączyć drukarkę wielofunkcyjną zamykając biuro. Co prawda ta przechodzi w tryb uśpienia, ale dla pewności wyciągam telefon i tam wybieram opcję zdalnego wyłączenia. Urządzenie oddalone o kilkanaście kilometrów dezaktywuje się.

Dedykowana aplikacja Canon PRINT Business to znacznie więcej niż tylko prosty program do drukowania i skanowania. To tutaj mieszczą się wszystkie zaawansowane ustawienia i stąd administrator ma pełną kontrolę nad wszystkimi urządzeniami, użytkownikami oraz działami działającymi w obrębie jednego środowiska biurowego.

Dzięki takiej aplikacji lider organizacji zachowuje pełną kontrolę nad wszystkimi procesami związanymi z obiegiem dokumentów poprzez Canon i-SENSYS MF657Cdw, choćby jeżeli fizycznie nie ma go w biurze. Wszystko pozostaje kwestią dopasowania suwaków autoryzacji, kontroli oraz bezpieczeństwa.

CHMURA – Google Drive, Dropbox, OneDrive i własne rozwiązania sieciowe.

Canon i-SENSYS MF657Cdw jest urządzeniem kompatybilnym z czołowymi platformami do przechowywania plików w chmurze jak Google Drive, OneDrive czy Dropbox. Użytkownicy drukarki wielofunkcyjnej nie tylko mają dostęp do plików w tych chmurach, ale mogą również wysyłać swoje skany i cyfrowe kopie do platform chmurowych.

Jeśli firma korzysta z własnego rozwiązania, zaawansowane ustawienia administratora pozwalają połączyć drukarkę z serwerem plików. jeżeli nie posiadamy NAS, dzielone foldery możemy tworzyć na dowolnym komputerze, a następnie wykorzystać go właśnie jako dysk sieciowy. Oczywiście urządzenie obsługuje także zewnętrzne nośniki fizyczne jak pendrive czy dysk. Do tego dochodzi pełna integracja z AirPrint (Apple) i Mopria (Android).

FIRMOWY INTERFEJS – najważniejsze funkcje dla organizacji na pulpicie.

Duży dotykowy ekran Canon i-SENSYS MF657Cdw nie tylko ułatwia obsługę maszyny, ale także pozwala dopasować interfejs wielofunkcyjnej drukarki do indywidualnych potrzeb firmy. Użytkownicy mogą tworzyć własne „aplikacje”, czyli konkretne złożone i kilkuetapowe zadania, które wykonujemy cyklicznie, ale nie są to bazowe polecenia jak „drukuj z pendrive” czy „kopiuj”.

Przykładowo, taką własną „aplikacją” może być skan dokumentu z automatyczną wysyłką cyfrowego pliku w określonym formacie na określony biurowy komputer. Przydatne, kiedy szef działu wymaga codziennych sprawozdań. Jeden klik dotykowego panelu i skan się rozpoczyna, a użytkownik nie musi wskazywać docelowego miejsca wysyłki ani żadnych innych zmiennych.

Interfejs Canon i-SENSYS MF657Cdw mieści wiele tego typu „aplikacji”, które mogą pojawiać się na pierwszym ekranie drukarki. jeżeli ta jest wykorzystywana nieustannie do tych samych, ale całkiem złożonych zadań, jest to świetne i praktyczne usprawnienie.

SZABLONY FIRMOWE – gotowa ulotka, formularz czy ankieta zawsze pod ręką.

Poza firmowym interfejsem z aplikacjami, Canon i-SENSYS MF657Cdw umożliwia także stworzenie firmowych szablonów. To jasno określone funkcje dopasowane do specyfiki organizacji, jak np. drukowanie formularza dla pacjenta, bez konieczności każdorazowego wskazywania pliku na komputerze albo serwerze. Jeden dotyk palca i gotowe.

Takie szablony świetnie działają w parze z wcześniej wspomnianymi aplikacjami. Przykładowo, jednym dotknięciem panelu dotykowego Canon i-SENSYS MF657Cdw drukujemy wcześniej wspomniany formularz nowego pacjenta, a po jego wypełnieniu ponownie jednym dotknięciem aktywujemy proces skanu, który od razu wysyła cyfrową kopię dokumentu do określonego folderu na jasno sprecyzowanym serwerze. Dwa dotyki panelu. Tyle wystarczy.

SZYBKOŚĆ I JAKOŚĆ – zwłaszcza górny skaner robi duże wrażenie.

Canon i-SENSYS MF657Cdw to wielofunkcyjna drukarka laserowa, która drukuje dokumenty z prędkością 21 stron na minutę. To wynik, który bez problemu wystarczy na każdej recepcji, choćby jeżeli obsługuje długą kolejkę zniecierpliwionych petentów.

Mnie najbardziej spodobał się dodatkowy skaner w górnej części urządzenia, umożliwiający jednoprzebiegowe skanowanie dwustronne. Działa to w ten sposób, iż Canon „pożera” dokument do zeskanowania niczym pustą stronę do druku, a następnie przepuszcza ją przez walce skanujące dokument jednocześnie z obu stron, natychmiast oddając oryginał. Takie rozwiązanie jest drastycznie szybsze od wykorzystania klasycznego szklanego skanera z podnoszoną klapą, który również stanowi część wyposażenia testowanego urządzenia.

Canon i-SENSYS MF657Cdw dla biznesu – po ponad miesiącu trudno wskazać istotne braki.

Sprzęt taki jak Canon i-SENSYS MF657Cdw znacząco wykracza poza potrzeby domowych użytkowników na home office czy malutkich, kilkuosobowych przedsiębiorstw. Urządzenie wielofunkcyjne bez problemu zaspokoi potrzeby średniego biznesu, zwłaszcza takiego z wystandaryzowanymi procedurami dotyczącymi struktury organizacji, bezpieczeństwa oraz poufności. Doświadczony administrator IT zyskuje narzędzia do szeroko zakrojonej optymalizacji, zwłaszcza w oparciu o App Library i autorskie „aplikacje” – czyli wieloetapowe zlecenia, dopasowane do profilu oraz działalności firmy.

Szukając wad, wskazałbym na stosunkowo głośną pracę urządzenia, a także brak części zaawansowanych ustawień bezpośrednio w drukarce – te są dostępne za pośrednictwem zdalnego terminala, w oknie komputera albo na ekranie telefonu. Istotna jest też masa. Z ponad 22 kilogramami, Canon i-SENSYS MF657Cdw powinien pracować na solidnym meblu, któremu nie jest straszny większy docisk. Na szczęście sam proces wyciągania sprzętu z kartonu jest banalnie prosty, dzięki ściankom opakowania rozkładanym na boki oraz spójnej bryle konstrukcji, która nie wymaga żadnego mocowania czy przykręcania. choćby tonery są już włożone.

Podsumowując, Canon i-SENSYS MF657Cdw to kopalnia możliwości, które z powodzeniem wystarczą choćby firmom kwalifikującym się jako średni biznes. Cieszą zwłaszcza rozwiązania chmurowe i sieciowe, a także zdalny dostęp oraz pełna kontrola z dowolnego miejsca, przy pomocy telefonu.