1 godzina temu
Ministerstwo Finansów ogłosiło nowe, ostateczne terminy wdrożenia KSeF. Sprawdź, kiedy Twoja firma musi być gotowa i jak uniknąć dotkliwych kar.
Ministerstwo Finansów ostatecznie przesunęło i podzieliło na etapy wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowy harmonogram to już nie odległa przyszłość, a konkretne daty, które każdy polski przedsiębiorca powinien zaznaczyć w kalendarzu. To rewolucja, która całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce.
Krajowy System e-Faktur to centralna, państwowa platforma, która stanie się pośrednikiem w obiegu wszystkich faktur w kraju. Każdy dokument, zanim trafi do kontrahenta, będzie musiał zostać wysłany w ustrukturyzowanym formacie XML do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie otrzyma unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero po przejściu tej procedury faktura zostanie uznana za ważną. Tradycyjne faktury papierowe i pliki PDF odejdą do lamusa.
Celem wprowadzenia KSeF jest przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego i walka z oszustwami VAT. Dla firm, oprócz początkowych wyzwań wdrożeniowych, system ma przynieść korzyści, takie jak automatyzacja procesów księgowych, przyspieszenie obiegu dokumentów oraz ich bezpieczne przechowywanie przez 10 lat w państwowym archiwum.
Nowy, dwuetapowy harmonogram wdrożenia KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami, w zależności od wielkości firmy:
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie największych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – do systemu dołączą wszyscy pozostali przedsiębiorcy, niezależnie od wysokości obrotów. Obowiązek obejmie również podatników zwolnionych z VAT.
Ustawodawca przewidział pewne uproszczenia, np. możliwość wystawiania faktur w dotychczasowej formie w przypadku awarii systemu KSeF (tzw. tryb offline) oraz czasowe wyłączenie z obowiązku faktur konsumenckich (B2C).
Jak przygotować firmę na zmiany?
Eksperci ostrzegają, by nie odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. najważniejsze kroki to:
- Analiza procesów: Zmapowanie obecnego obiegu faktur i dostosowanie go do nowego, ujednoliconego formatu.
- Wybór narzędzia: Firmy mogą korzystać z darmowych aplikacji Ministerstwa Finansów (idealnych dla wystawiających mało faktur), zintegrować swoje komercyjne oprogramowanie księgowe i ERP z KSeF lub stworzyć własne rozwiązania przez API.
- Uwierzytelnienie w systemie: Konieczne będzie potwierdzenie tożsamości dzięki Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej lub specjalnego tokena autoryzacyjnego.
- Zarządzanie uprawnieniami: Właściciel firmy będzie mógł nadać dostęp do wystawiania i odbierania faktur swoim pracownikom lub zewnętrznemu biuru rachunkowemu.
- Testowanie: Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe, na którym można sprawdzić działanie systemu przed wejściem obowiązku w życie.
Wysokie kary za brak wdrożenia KSeF
Ignorowanie nowych przepisów będzie bardzo kosztowne. Ustawodawca przewidział dotkliwe sankcje finansowe za wystawianie faktur poza KSeF. Kary, nakładane w drodze decyzji naczelnika urzędu skarbowego, mogą wynieść:
- Do 100% wysokości podatku VAT wykazanego na fakturze.
- Do 18,7% kwoty należności ogółem – w przypadku faktur bez wykazanego VAT.
Nieprzygotowanie się na czas może prowadzić więc nie tylko do chaosu organizacyjnego, ale również do poważnych konsekwencji finansowych.
